Silex Public : Témoignage de la ville de Rosny-sous-Bois

Suite à la création d’un nouveau service Achats, la Ville de Rosny-sous-Bois rejoint le programme d’Innovation Silex en octobre 2017. Persuadée des avantages à tirer de la dématérialisation de la commande publique, la collectivité s’engage dans la transformation de la fonction. Pour favoriser l’adhésion des prescripteurs aux nouvelles stratégies Achats, les équipes déploient la solution Silex Public et mettent en pratique le sourcing.

Témoignage d’Emmanuelle Orts, Directrice des achats et de la commande publique de la ville de Rosny-sous-Bois.

La Ville de Rosny-sous-Bois a accepté de nous livrer leur expérience au bout de quelques mois d’utilisation de Silex.


Vous avez été plusieurs collectivités à avoir choisi de participer au programme d’Innovation proposé par Silex. Qu’est-ce qui vous a poussé à entreprendre cette démarche ?

Emmanuelle Orts : À Rosny, nous avions un Service marchés qui avait pour rôle le contrôle de la procédure Marchés, mais nous n’avions pas de Service achats pour aller à la rencontre des directions, affiner la définition du besoin et profiter des nouveaux textes sur la commande publique pour mettre en place le sourcing. Le recours à Silex pour travailler ce sujet s’est donc inscrit dans la suite logique de la création du nouveau Service achats de la Ville.

Pour le reste du processus Achats, vous aviez déjà des outils ?

Emmanuelle Orts : En matière de Marchés, on avait les outils qu’il fallait, tels que le portail Maximilien ou nos outils bureautiques. Mais en matière d’Achats, on avait absolument rien, rien pour développer le sourcing. Nous souhaitons vraiment promouvoir cette pratique au sein de la Ville et auprès de toutes les directions afin de la démocratiser et de l’intégrer dans tous les processus. Parfois, les Directions prennent les mêmes fournisseurs parce qu’elles les connaissent, c’est ce type de fonctionnement que l’on souhaite changer et que l’on peut adresser grâce au sourcing.

Pour la ville de Rosny, quels sont les enjeux que Silex permet d’adresser ?

Emmanuelle Orts : La plateforme répond en effet à plusieurs problématiques pour la Ville, mais l’enjeu majeur qui nous a amené à travailler avec Silex est l’enjeu juridique. Je m’explique. Quand un sourcing est lancé sur Silex, la plateforme nous permet de conserver tous les échanges que l’on a avec les fournisseurs et de les extraire. C’est donc pour nous un excellent moyen de verrouiller la procédure : on peut montrer à travers Silex qu’on a bien réalisé un acte de sourcing et on peut très simplement justifier nos choix de prestataires et fournisseurs, en toute transparence, de manière automatique et complètement dématérialisée. Pour toutes les procédures inférieures à 25 000 €, la plateforme nous permet donc de justifier de la traçabilité des échanges avec les fournisseurs et nous sommes ainsi en totale conformité en cas de contrôle de la Chambre Régionale des Comptes.

Vous m’avez dit tout à l’heure que les services faisaient souvent appel aux mêmes entreprises, en quoi vous pensez que Silex peut changer ça ?

Emmanuelle Orts : Grâce à Silex, on obtient un panel de fournisseurs plus élargi et on réalise forcément des gains importants en termes de coûts. Plus on met d’entreprises en concurrence, plus on découvre de nouveaux fournisseurs et de nouveaux services et cela permet bien-sûr de réaliser des économies. Vous savez, optimiser les dépenses, c’est vraiment un enjeu pour toutes les collectivités, surtout qu’aujourd’hui Rosny-sous-Bois est en train de signer le contrat avec l’Etat encadrant la progression de ses dépenses de fonctionnement pour les années 2018 à 2020. C’est pourquoi le sourcing nous permettra d’agir sur la réduction des coûts et de toucher d’autres entreprises que celles avec lesquelles les Directions travaillent déjà.

En quoi vous pensez que les solutions innovantes comme Silex s’inscrivent dans une démarche d’innovation ? Les Collectivités ont elle un vrai intérêt à se digitaliser et à se transformer pour le fonctionnement des villes ?

Emmanuelle Orts : Nous allons être imposé à la dématérialisation de nos procédures au 1er octobre 2018 pour nos marchés d’un montant supérieur à 25 000 euros. Le fait de travailler sur Silex et la possibilité de centraliser tous les échanges sur une plateforme unique nous permet d’oeuvrer à la dématérialisation et de la renforcer pour en tirer tous les avantages possibles. Aujourd’hui, si la Ville avait continué sans Silex, on aurait pris notre téléphone, on aurait reçu des devis sous format papier etc… des démarches qui ne s’inscrivent pas dans les objectifs de digitalisation des villes. Avec la solution Silex, on s’envole vers la dématérialisation quasi totale de nos procédures.

Silex permet d’offrir une solution gratuite pour accompagner les entreprises dans leur transformation, est ce que vous pensez que vous avez un devoir d’aide à la digitalisation des entreprises de votre territoire ?

Emmanuelle Orts : Oui effectivement, dans notre département, on souhaite particulièrement aider les TPE et PME à sortir la tête de l’eau. Nous pensons qu’il est important de les accompagner dans leur transformation. En plus, souvent ce sont ces petites entreprises qui ont des solutions innovantes. Sans citer le mot “localisme”, ça nous permettrait aujourd’hui de faire participer toutes les petites organisations du territoire à l’activité de la Ville !

Avez-vous du mal à les identifier aujourd’hui ces entreprises là ?

Emmanuelle Orts : D’un côté, les petites entreprises ne sont pas référencées sur Internet donc c’est difficile pour nous d’aller les identifier, et de l’autre les Directions continuent à faire appel aux mêmes entreprises et les contactent directement par téléphone. Les intégrer sur la solution Silex va nous permettre d’élargir notre panel et de trouver la petite entreprise qui va être capable de répondre à notre besoin, parce qu’on a aussi des besoins pour lesquelles nous ne sommes pas obligés de faire appel à des grosses structures. Silex nous aide à identifier instantanément les TPE et PME que l’on ne parvient pas à identifier aujourd’hui. Je vais vous citer un exemple. Pour les crèches, on doit fournir du pain frais tous les jours, il faut que ça soit livré avant 7h. Forcément, nous voulons faire appel à toutes les boulangeries de Rosny et ses alentours, mais nous avons du mal à les identifier et à les connaître parce qu’elles n’ont pas de site Internet. Si ces boulangeries s’inscrivent sur la plateforme, on peut leur offrir la possibilité de répondre au besoin.

Après avoir pleinement contribué au développement de nos nouvelles versions dédiées aux acteurs de la commande publique, la Ville de Rosny utilise à présent Silex pour identifier et faire appel à de nouveaux fournisseurs. Depuis le Programme d’Innovation, beaucoup d’autres collectivités ont décidé de déployer Silex, retrouvez toutes nos fonctionnalités évolutives et spécifiques aux achats publics sur Silex Public.

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