Silex Public : Témoignage de la ville de Meudon

Il y a plusieurs mois, nous lancions un Programme d’Innovation dans le but d’adapter notre solution de sourcing aux pratiques et cadre juridique de la commande publique. Ce programme comporte une trentaine d’acteurs de la commande publique, répartis au sein de dix villes franciliennes. Sophie Baudou, directrice Achats – Approvisionnements de la Ville de Meudon et ses équipes témoignent de leur utilisation de Silex.

Témoignages de Sophie Baudou (Responsable Achats-Approvisionnement), Matthieu Botté (Acheteur) et Anne-Lise Mathieu-Deparpe (Directrice du Budget et de la commande publique), de la ville de Meudon.

Retour sur notre programme de co conception dédié à la commande publique, avec les équipes Achats de la ville de Meudon.

La Ville de Meudon, représentée par Sophie Baudou (Responsable Achats-Approvisionnement), Matthieu Botté (Acheteur) et Anne-Lise Mathieu-Deparpe (Directrice du Budget et de la commande publique), a été la ville pilote du programme. S’appuyant sur la nouvelle solution Silex Public, la Ville a engagé un programme visant à généraliser le sourcing à tous ses marchés et renforcer la publicité de ses consultations. L’équipe témoigne après 5 mois d’utilisation de la plateforme.

Qu’est-ce qui vous a poussé à prendre part au Programme d’Innovation avec Silex ?

Sophie Baudou : Au-delà de la nécessité juridique d’outiller le sourcing chez nous, nous avions depuis longtemps une réelle envie de trouver des solutions pour gagner en efficacité sur l’identification de nos fournisseurs et l’analyse de nos marchés. C’est pour cette raison que l’on a souhaité être accompagné par une entreprise partenaire sur ce sujet. Si nous avons décidé de travailler avec Silex, c’est notamment car nous avons senti au cours de nos premiers échanges une réelle volonté d’élaborer une solution spécifique au secteur public, en prenant vraiment en considération nos contraintes et pas seulement en adaptant un outil du privé, qui ne serait pas approprié à notre métier.

À quels enjeux répondait la mise en place de la plateforme de sourcing Silex pour la ville de Meudon ?

Anne-Lise Mathieu-Deparpe : Un des enjeux importants auquel répond la plateforme Silex est la mise à disposition par un système innovant, intelligent et adapté à notre secteur, d’une base de données de fournisseurs. L’objectif est de disposer à terme d’un panorama de fournisseurs et de prestataires de services plus large que celui que nous avons pu constituer nous même au fil des années. C’est une ressource très intéressante aujourd’hui pour les différents services opérationnels, qui leur permet à la fois de renouveler leurs fournisseurs mais aussi de réfléchir à leur besoin (ou à son évolution) en fonction des offres qui existent.

Comparé à nos anciennes méthodes, aujourd’hui cette plateforme nous permet de gagner à la fois du temps et de l’efficacité. C’est un gros travail d’identifier manuellement des entreprises dont l’offre correspond à nos besoins, et c’est pour cette raison que l’on se retrouvait souvent à travailler avec des fournisseurs ou des prestataires historiques. Les services gestionnaires ne prenaient pas forcément le temps de se questionner sur leur besoin, et se contentaient de le calquer tous les ans pour ne pas se mettre en danger ou justement pour gagner du temps. Avant la mise en place de Silex c’est vrai qu’il était difficile pour nous de convaincre les services de l’utilité d’un temps dédié aux phases de sourcing, d’avoir une vraie réflexion approfondie sur le besoin, et ainsi de pouvoir analyser le marché.

Au bout de quelques mois de déploiement, avez-vous déjà une idée des gains générés par Silex ?

Anne-Lise Mathieu-Deparpe : L’utilisation de la plateforme évite aux services opérationnels de passer des heures à identifier des entreprises, à chercher les bonnes coordonnées, adresses mails et contacts téléphoniques ; tout cela est automatisé aujourd’hui par Silex. La plateforme évite aussi de consacrer un temps de discussion avec chaque fournisseur pour leur expliquer le besoin individuellement. Le besoin est émis en un clic, il est envoyé aux fournisseurs, ils accèdent tous au même niveau d’information et répondent directement sur la plateforme. Donc Silex permet non seulement l’accès à une base de données automatiquement constituée, mais offre aussi la possibilité de gérer les échanges d’une manière centralisée. Au-delà du gain de temps, la constitution d’une base de données fournisseurs n’a jamais été la préoccupation première des services opérationnels. Quand ils ont une idée déjà bien constituée de leur besoin et du/des prestataires qu’ils connaissent déjà et qui sont susceptibles d’y répondre à peu près, ils prennent rarement le temps de chercher plus loin, ailleurs ou différemment. C’est quelque chose qui est rendu possible aujourd’hui car Silex le fait à notre place.

Matthieu Botte : Pour aller encore plus loin, on gagne aussi du temps aujourd’hui dans notre contrôle qualité Achats. Vu que tous les sourcings, échanges et devis sont centralisés et stockés sur Silex, c’est très facile pour nous avec une simple vue administrateur d’avoir une réelle visibilité sur les Achats. Donc grâce à Silex, on a un gain de temps important à la fois sur la qualité réglementaire de leur prestation mais aussi sur la qualité de fond du sourcing, et on a un accompagnement qui est beaucoup plus pragmatique et beaucoup plus efficace.

Percevez-vous d’ores-et-déjà des gains sur les dépenses ?

Anne-Lise Mathieu-Deparpe : Une ouverture plus large à une concurrence plus diversifiée, cela permet en effet d’obtenir de potentielles économies. Un panel plus large de fournisseurs à mettre en concurrence les uns avec les autres a forcément des impacts sur les offres proposées et donc sur les dépenses à terme.

Matthieu Botte : Pour continuer ce propos, c’est aussi une amélioration du rapport qualité / prix des offres de nos prestataires. La plupart du temps, avant Silex, on était sur des offres où il n’y avait pas forcément une mise en concurrence qualitative et certes on subissait le prix, mais on subissait aussi une potentielle qualité technique moindre. Aujourd’hui avec Silex on a une vision plus large, et on peut se permettre à budget équivalent de découvrir et d’accéder à une prestation qualitative nettement supérieure.

Atelier Silex avec les premières collectivités participantes au programme d’innovation : la ville de Meudon, la ville d’Asnières-Sur-Seine …

Le fonctionnement de la plateforme de Silex permet aussi aujourd’hui à tous les fournisseurs de s’inscrire simplement et d’utiliser l’outil gratuitement, ce qui contribue grandement à la digitalisation de leur activité. Selon-vous est-il important pour les Services Achats publics de contribuer à la dynamisation du tissu économique local ?

Matthieu Botte : Le fait que le service Achats soit moteur pour apporter une impulsion sur le côté innovant oui, c’est important pour nous aujourd’hui d’avoir et de conserver cette position.

Anne-Lise Mathieu-Deparpe : Effectivement, il peut aussi appartenir au service Achats dans un esprit de développement durable de privilégier les circuits courts par exemple. Grâce à un système de filtres dans le sourcing, la plateforme nous permet de mieux appréhender le tissu économique présent sur le territoire et de faire valoir des chaînes d’achats ou d’approvisionnement en circuit court, qui vont ainsi valoriser l’angle du développement durable, du respect de l’environnement etc …

Sophie Baudou : D’ailleurs on voit bien que c’est une volonté de Silex aussi, car la plateforme a intégré un levier qui sont les ESAT et les entreprises du secteur adapté par exemple.

Pour terminer, aujourd’hui y a t-il une bonne adoption de la solution au sein des services ou est-il encore trop tôt pour le dire ?

Sophie Baudou : Nous sommes encore au début du déploiement donc je ne veux pas trop m’avancer ! Mais en tout cas l’intérêt est là pour les utilisateurs, on a clairement pu le voir lors de nos différentes réunions, il y a une véritable attente sur ce type de plateformes.

Après nous avoir aidé à concevoir la solution cible pour le secteur public, la ville de Meudon utilise à présent Silex pour digitaliser son dispositif de sourcing. Depuis le Programme d’Innovation, beaucoup d’autres villes et de collectivités aujourd’hui ont décidé de faire confiance à Silex. Pour découvrir les fonctionnalités de notre solution spécifique pour le secteur public merci de suivre ce lien : Silex Public !

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